En la actualidad están surgiendo multitud de noticias acerca de la factura electrónica y su implantación obligatoria en próximas fechas para las sociedades y autónomos.

Con esta guía queremos aclarar un poco todos los cambios que se producirán próximamente y el impacto que tendrá en vuestros negocios.

Todos los cambios que se van a producir en lo referente a la facturación de empresas y autónomos se recogen en dos leyes, las cuales, ya están aprobadas:

• Ley antifraude, aprobada en 2021
• Ley crea y crece, aprobada en 2022.

Aunque ambas leyes están relacionadas, decir que regulan aspectos diferentes. Por un lado, la Ley crea y crece regula, entre otras muchas cosas, el uso y obligatoriedad de emisión de facturas electrónicas (emisión, comunicación de pagos, etc.). Por otro lado, la Ley antifraude regula, entre otras muchas cosas, la obligación de comunicar de manera instantánea las facturas a la Hacienda pública (AEAT)

LEY CREA Y CRECE

1. 1.      Factura electrónica

La factura electrónica, a diferencia de la factura en papel o digital (PDF), son archivos en formato xml. Dichos archivos deberán ser generados por programas de facturación propios, siempre que estén homologados por el Estado, o por un sistema de facturación gratuito que el gobierno de España facilita (FACTURAE). Este software gratuito está implantado desde hace años en España para que las empresas puedan usarlo y emitir sus facturas a la Administracion publica (que ya solo acepta facturas en formato electrónico) a través de su portal web FACe.

Decir que una factura en formato PDF y enviada por mail no es una factura electrónica.

1. 2.      Obligación de emitir facturas electrónicas y plazos

La obligación de emitir facturas electrónicas será obligatoria para todas las empresas y autónomos que emitan facturas a otras empresas o autónomos (lo que se conoce como relaciones B2B), aunque no estarán obligados a ello si se factura al público en general (lo que se conocen como relaciones B2C). Su uso ya era obligatorio para las relaciones con la administracion pública (B2G)

La fecha de inicio de la obligatoriedad del uso de la facturación electrónica va a depender de la fecha de aprobación del RD que regula la Ley crea y crece.

En principio, su entrada en vigor se establece con plazos diferenciados según el volumen de facturación anual (no beneficio) de las empresas:

• Empresas con facturación superior a 8 millones de euros. Tienen un año desde la publicación del reglamento (RD) de la Ley Crea y Crece para implementar la facturación electrónica en sus procesos. Ejemplo: si el reglamento se publica en 2025 la obligación será efectiva en 2026.
• Resto de empresas con una facturación inferior a 8 millones de euros. Estas empresas disponen de dos años desde la publicación del reglamento para adaptarse a la obligación de usar la factura electrónica. Ejemplo: si se publicase en 2025 la obligación entraría en vigor en 2027.

Además, durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor del RD las empresas que estén obligadas a emitir facturas electrónicas deberán acompañar las facturas electrónicas de un documento en formato PDF que asegure su legibilidad para las empresas y profesionales para los que aún no haya entrado en vigor la obligación de recibir facturas electrónicas.

1. 3.      Obligación de informar del estado de la factura

Junto con la obligación de emitir la factura en formato electrónico existirá la obligación de informar del estado de esta, es decir, la persona destinataria de la factura electrónica tendrá que informar al emisor en 4 días naturales de:

• Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.
• Pago efectivo completo de la factura y su fecha.

Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados:

• Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.
• Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.
• Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.

La fecha de inicio de la obligatoriedad de la información dependerá, al igual que antes, de la aprobación del RD que regula la Ley crea y crece. En principio, su entrada en vigor se establece con plazos diferenciados según el volumen de facturación anual (no beneficio) de las empresas:

• Las empresas con una facturación inferior a 6 millones de euros tendrán tres años después de la entrada en vigor del reglamento para comunicar los estados de la factura y el pago. Ejemplo: si el RD se publicase en 2025 esta obligación tendría efectividad en 2028.
• Los autónomos tendrán cuatro años tras la entrada en vigor de la normativa para comunicar el pago para profesionales de menos de 6 millones de euros. Ejemplo: si se publicara en 2025 deberán cumplir con esta obligación en 2029.

1. 4.      Sanciones

Las empresas y autónomos que no dispongan de programas de facturación electrónica estarían constituyendo una infracción administrativa. Esta infracción podría ser sancionada con una multa de hasta 10.000 euros.

LEY ANTIFRAUDE

1. 1.      Comunicación inmediata de la facturación

Hacienda ya tiene fecha para que entre en marcha la nueva obligación para que Pymes y autónomos que ingresen menos de 6 millones de euros compartan de forma inmediata su facturación con el fisco. Este sistema de reporting fiscal inmediato se conoce como VERIFACTU.

Esta obligación se aplicará a todas aquellas empresas que tengan obligación de emitir factura (tanto a empresas y autónomos como a clientes en general), quedando exentos de cumplir esta comunicación los que ya estén sujetos al SII, los autónomos que aplican recargo de equivalencia y en general aquellas exentas de emitir facturas.

A diferencia del SII, el sistema VERIFACTU se integra con el software de facturación de la empresa y valida en tiempo real las facturas (a diferencia del SII que consiste en enviar las facturas de manera mensual) lo que garantiza la inalterabilidad de la facturación (cualquier modificación posterior de la factura alteraría la huella generada)

Para facilitar el envío de facturas, la administracion tributaria pondrá a disposición de todos un software gratuito, aunque con ciertas limitaciones, ya que, en principio, a falta de aumentar el límite, solo permite el envío de un máximo de 100 facturas al año.

Otra opción es el uso de software no gratuito, pero adaptado a la ley. De hecho, el pasado 28 de octubre de 2024 se publicó en el BOE la Orden HAC/1177/2024 que detalla las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales.

En resumen, será necesario y obligatorio un software especifico de facturación que cumplan las condiciones establecidas. Aquellas empresas que emitían facturas en hoja de cálculo o word, tendrán que adoptar la solución gratuita de la AEAT si emiten menos de 100 facturas anuales o buscar una solución de pago. Las empresas con software a medida y cuyo fabricante hubiera desaparecido o no ofreciese actualizaciones deberán migrar a otra solución. En cualquier caso, debemos comprobar que nuestro proveedor de software de facturación está actualizando éste a la normativa (Los fabricantes de programas de facturación deben ofrecer los programas adaptados a los nuevos estándares antes del 29 de julio de 2025).

El Ministerio prevé que estas nuevas obligaciones entren en vigor de forma escalonada, de modo que las empresas comiencen a remitir sus facturas a la Agencia Tributaria a partir del 1 de enero de 2026, y los autónomos lo hagan seis meses después, a partir del 1 de julio de 2026.

Sin embargo, después de todo lo dicho y al menos por el momento, la AEAT permitirá que nuestro sistema informático de facturación sea “no Verifactu”. Este sistema no requiere el envío automático de las facturas a la AEAT, sin embargo, los requerimientos de nuestro sistema informático de facturación serán mucho más estrictos para garantizar los requisitos de integridad, inalterabilidad, conservación, etc. de todos los registros. En este caso, el software de facturación deberá llevar a cabo un registro de eventos (por ejemplo, qué usuario concreto del software ha generado la factura) y los registros de facturación deberán incluir la firma electrónica del emisor.

Otro de los nuevos requisitos que incluye esta nueva ley antifraude y que afecta a las facturas electrónicas es la inclusión de un código QR que nos devolverá un enlace web (URL) para poder cotejar la factura en la sede electrónica de la AEAT.

1. 2.      Otros aspectos claves de la ley antifraude

La Ley antifraude, aparte de regular lo visto en el párrafo anterior, estableció varias medidas para la lucha contra el fraude, las cuales ya están vigor y entre las que destacan:

• Limitación de pagos en efectivo entre empresarios a 1.000€
• Aumento de las competencias de la inspección para investigar a los contribuyentes. Se permite la entrada por sorpresa en los domicilios y negocios de los contribuyentes con motivo de una comprobación para registrar todas sus pertenencias para encontrar indicios de fraude fiscal.
• Reducción de los recargos por presentación de liquidaciones fuera de plazo, que serán de un 1% por cada mes de retrato hasta los 12 meses (antes un 20% máximo y un mínimo del 5%)
• Especial persecución de los softwares de doble uso (aquellos que permiten una contabilidad B) con sanciones muy elevadas (50.000€ por la sola tenencia de este tipo de software). Mas concretamente los autónomos y empresas se pueden enfrentar a esta sanción, que se añadirían a otra multa por ocultación de ingresos, por el mero hecho de tener programas que:

• permitan llevar contabilidades distintas
• permitan no reflejar, total o parcialmente, la anotación de transacciones realizadas
• permitan registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas
• permitan alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable
• Cuando se apruebe el nuevo reglamento, no se certifiquen, estando obligado a ello por disposición reglamentaria, los sistemas fabricados, producidos o comercializados.